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Pour une agence immobilière, la gestion des locataires passe principalement par l’encaissement des loyers afin de les reverser aux propriétaires. Bien qu’il n’y ait aucune obligation légale, il est d’usage d’adresser au locataire un appel de loyer afin de lui rappeler son obligation de versement du montant du loyer et des charges, à la date convenue dans le bail. Certes, l’envoi des avis d’échéance de loyer est très utile pour la tenue de la comptabilité de votre agence immobilière car elle permet d’anticiper les impayés et gérer les arriérés. Il n’en demeure pas moins qu’il constitue une part importante du travail du gestionnaire, que vous avez tout intérêt à optimiser pour augmenter votre productivité.
Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de gestion des loyers est la meilleure option. En effet, l’appel des loyers, lorsqu’il est correctement réalisé, est un outil de bonne gestion locative. Il crée un climat de confiance entre les locataires et leurs propriétaires. L’utilisation d’un logiciel de gestion des loyers participe largement à instaurer de bonnes relations entre les intéressés. Outre qu’il calcule les loyers, les révisions ou encore les régularisations de charges, un logiciel de comptabilité immobilière offre la possibilité d’envoyer les avis d’échéances de loyers par courrier mais aussi par email. Les erreurs sont évitées et le temps optimisé, ce qui est source de productivité et de performance pour votre agence immobilière.
L’utilisation des modèles d’avis d’échéance et de quittance de loyer
Puisque votre agence n’est soumise à aucune règle pour adresser l’appel de loyer, sa forme et son contenu sont libres. Toutefois, pour qu’il soit efficace, l’avis d’échéance doit respecter une uniformité dans sa structure et un certain formalisme dans les informations qu’il délivre. Il en est de même pour l’établissement de la quittance de loyer, envoyée au locataire pour que celui-ci dispose d’un justificatif de son paiement. L’utilisation de modèles que votre agence aura prédéfinis à sa convenance trouve alors toute son utilité.
L’avis d’échéance de loyer doit mentionner, au minimum :
- L’identité du bailleur et du locataire
- L’adresse du logement
- La période concernée
- Le montant à payer (loyer et provision sur charges)
- La date d’échéance
L’adressage de la quittance avec l’appel de loyer
La quittance de loyer ne peut être émise que lorsque le paiement a été intégralement réalisé. Si celui-ci n’est que partiel, votre agence n’émettra qu’un reçu.
L’envoi systématique de la quittance de loyer n’est pas non plus obligatoire, le bailleur y est tout de même tenu lorsque le locataire en fait la demande. Il est donc préférable de systématiser l’émission de cette facture de loyer d’autant que la régularité facilite la gestion des loyers. Cependant, cet envoi peut s’avérer lourd s’il est effectué en plus de celui de l’appel de loyer. C’est pourquoi, il est plus judicieux de grouper les deux : sur un même document apparaitront l’avis d’échéance du mois en cours ainsi que la quittance de loyer du mois précédent.
L’automatisation de l’envoi des avis d’échéances de loyer
L’appel de loyer doit respecter les dates et conditions prévues au contrat de location. Il s’envoie quelques jours avant la date d’échéance du loyer contractuelle, c’est-à-dire avant la date à laquelle il est dû. Généralement, les baux prévoient des loyers payables au 1er de chaque mois. Aussi, les avis sont envoyés aux alentours du 25 du mois précédent pour laisser le temps au locataire de faire le nécessaire. Lorsque les dates sont ainsi uniformisées, l’envoi des avis d’échéances peut être automatisé pour éviter des oublis et des retards fâcheux. Les actions ultérieures, telles que les relances ou la régularisation des charges, peuvent ainsi être programmées. Certains logiciels comptables ont la possibilité d’organiser cette automatisation.
La fonctionnalité permettant le prélèvement automatique
Effectuer un appel de loyer c’est évidemment envoyer un avis d’échéance, mais c’est aussi surveiller la comptabilité en procédant aux encaissements et aux relances. Ce sont des opérations de gestion des loyers qui peuvent prendre beaucoup de temps. Pour faciliter les encaissements, le prélèvement automatique reste la solution la plus efficace. Il permet en effet d’éviter les dépôts de chèques à la banque, qui sont aussi parfois source d’erreurs, et les virements aléatoires. C’est pourquoi, l’idéal pour votre agence est d’obtenir une autorisation de prélèvement automatique, si possible dès la conclusion du contrat de bail.
Optimiser l’appel des loyers est aujourd’hui essentiel pour toute agence immobilière dans l’objectif de gagner en rentabilité. Mais il s’avère que la gestion des locataires ne se réduit plus à une question d’encaissement des loyers, bien que ce le fût pendant des décennies. Le métier de gestionnaire locatif doit s’adapter à un nouveau consommateur, beaucoup plus exigeant. C’est pourquoi vous devez être désormais en mesure de répondre à leurs attentes.