Régularisation de charges locatives : les effets de la loi ALUR

Le propriétaire qui met en location son bien doit faire face à diverses dépenses liées à son fonctionnement et à son entretien. Ce sont des charges qui varient suivant les caractéristiques de son bien, les équipements dont il dispose, ou suivant sa localisation ou non au sein d’un immeuble en copropriété.

Certains de ces frais payés par le bailleur peuvent être remboursés par le locataire suivant une liste établie par décret. Lorsque ce remboursement se fait par provisions, une régularisation des charges locatives est nécessaire dont la loi ALUR a récemment précisé les modalités.

Les charges récupérables sont dues pour tout type de location

La loi ALUR considère que le versement d’une somme au titre des charges locatives en contrepartie des "services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée" est obligatoire pour tous les logements, c’est-à-dire :

Les locations nues
Les logements sociaux
Les locations meublées

Les charges locatives récupérables

Bien que le propriétaire ait à sa charge de nombreuses dépenses relatives à la conservation du bien (travaux, réparations...), à son administration (honoraires de gestion, assurance...) ou aux obligations légales (normes incendies, sécurité ascenseurs...) toutes ne peuvent pas être répercutées sur le locataire. En effet, les charges locatives exigibles sont expressément listées par un décret datant de 1987 et entrant notamment dans 3 catégories de services :

Les frais liés à l’usage du logement ou de l’immeuble, ainsi qu’au chauffage et à l’eau quand ceux-ci sont collectifs.
Les dépenses d’entretien et de petites réparations qui portent sur les parties communes ou leurs équipements.
Les taxes pour les services dont le locataire bénéficie, comme les taxes d’enlèvement des ordures ménagères.

Le versement des charges par provision

Versées en complément du loyer, les charges locatives peuvent être payées de plusieurs façons :

Par paiement au réel : le bailleur transmet au locataire pour règlement les décomptes précis de ce qu’il a réglé avec tous les justificatifs à l’appui (factures, taxes...)

Par provisions : Un versement mensuel fixe est préalablement défini sur la base des charges de l’année précédente et éventuellement du budget prévisionnel de la copropriété si le logement est en immeuble collectif. Cette méthode est celle que l’on retrouve le plus dans les baux.

Par forfait : Le bailleur peut aussi souhaiter fixer une somme forfaitaire sur laquelle ni lui ni son locataire ne pourront revenir quand bien même elle s’avérait soit trop faible soit trop élevée.

L’obligation annuelle de régularisation des charges locatives

La provision pour charges est l’option la plus plébiscitée par les propriétaires lors de la signature des baux. Chaque bailleur est toutefois tenu de procéder à la régularisation des charges locatives une fois par an, à défaut de quoi il pourrait y être contraint par le locataire et redevables de dommages et intérêts si la demande était trop tardive.

La remise obligatoire du décompte par nature de charges un mois avant

La régularisation des charges locatives consiste à soustraire de la somme des provisions déjà versées par le locataire le montant des dépenses relatives aux charges déjà payées par le propriétaire :

Si le solde est positif, le bailleur doit rembourser au locataire le trop-perçu.
Si le solde est négatif, le bailleur est en droit de réclamer au locataire le complément. Il pourra également réajuster le montant des provisions.

S’il s’avère que la régularisation des charges locatives génère un complément d’au moins 10% du montant du loyer, la loi ALUR permet au locataire d’échelonner le paiement de ce reliquat sur les 12 prochains mois.

Par ailleurs, la loi ALUR impose au propriétaire d’adresser au locataire, par mail ou voie postale et au moins un mois à l’avance :

Un décompte par nature de charges,
Le mode de répartition entre les locataires des immeubles collectifs,
Une note d’information sur les modalités de calcul des charges d’eau chaude et de chauffage collectifs.

Toutes les pièces justificatives sont alors laissées à disposition du locataire qu’il peut les consulter pendant les 6 mois suivants et « dans des conditions normales ».

Le délai de régularisation des charges locatives

La question se pose alors : de quel délai dispose le bailleur pour effectuer une régularisation des charges locatives ? Depuis la loi ALUR, le délai de prescription de toute action en paiement des loyers et des charges est ramené de 5 à 3 ans, qu’elle soit en faveur ou en défaveur du bailleur.

L’intention est ici d’éviter les régularisations de charges locatives trop tardives après la fin du bail et le départ du locataire. La loi précise à ce sujet que tout régularisation faite avec un retard de plus d’un an doit impérativement faire l’objet d’un lissage sur plusieurs mois, sur demande du locataire.

Ce délai de prescription s’applique également :

Au propriétaire qui veut réclamer au locataire le montant de la régularisation restée impayée,
Au locataire qui souhaiterait exiger du bailleur une régularisation des charges locatives qui n’est toujours pas intervenue, ou en contester le montant.

La régularisation des charges locatives est avec la loi ALUR une question qui se règle désormais beaucoup plus rapidement, le plus souvent à la suite des régularisations de charges de copropriété quand le bien est en immeuble collectif. Le propriétaire dispose alors de tous les éléments pour établir un décompte complet et précis.

Cependant le bailleur peut ne pas pouvoir procéder à la régularisation des charges locatives lorsque le départ du locataire intervient au beau milieu d’un exercice comptable. Dans ce cas, il pourra effectuer une retenue égale à 20% maximum du montant du dépôt de garantie, jusqu’à ce qu’il ait en sa possession les justificatifs qui lui sont nécessaires.